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テレワークの悩みを解決するならこれ! ~リモート(遠隔)環境でのコミュニケーション編~

テレワークを導入したい半面、リモート環境の働き方に不安

 コロナ騒動は、緊急事態宣言が解除されて以降、東京都をはじめとする首都圏だけでなく大阪府、愛知県、沖縄県など相次いで最多感染者数を更新する地域が出ていることから、地方企業にとってももはや対岸の火事ではなくなってきています。

政府は企業に対しテレワーク率の引き上げを呼びかけていますが、導入状況は業種や会社規模などによりかなりばらつきがあります。テレワークによる働き方の変化に対する不安から導入検討を足踏みしている企業は少なくないようです。

テレワーク導入のお悩みにおすすめの便利ツール

 東北で製造業を営む中小企業の総務担当Aさんは「テレワークを導入したいけど今までテレビ会議もビジネスチャットも利用したことがない・・・。」「社内にITに精通した人材がいない」といった悩みを抱えていることを明かしてくれました。

その他、勤怠管理やセキュリティ対策、社員のリテンション対策など企業によって課題は様々です。

そこで、それらのお悩み別におすすめの便利ツールを全2回の連載でご紹介いたします!

第1弾の今回はリモート環境におけるコミュニケーション不足を解消するのにおすすめのツール「テレビ会議システム」と「ビジネスチャット」についてまとめました。

対面が当たり前だったこれまで

 コロナ騒動以前、ビジネスの基本は「対面」という風土がまだまだ根強くありました。役員会は会社の会議室に集合、営業活動のための顧客訪問、仕事の合間に休憩所で交わされる雑談・・・etc.

日本人ならではともいわれる「阿吽の呼吸」や「以心伝心」も、同じ空間で顔を合わせているからこそ成しえることだったのではないでしょうか。

リモート環境では「空気を読む」ことが難しくなるため、それがテレワークを敬遠させる要因になっている場合もあるかもしれません。

こんな悩みを感じている方はいませんか?
テレビ会議ではコミュニケーションが足りない
社員が業務に関係ないネットやSNSに没頭していないか不安
社員の心身の不調に気がつけない

テレワークの普及により、そういった悩みに寄り添うサービスが続々と登場しています!

進化するテレビ会議ツールやビジネスチャットツール

リモートのデメリットを解消する機能にも注目「テレビ会議システム」

 会議や商談、社内交流などをリモートで行う場合、欠かせないのがテレビ会議システムです。

3密回避の観点から直接会って話をすることが難しくなった今日。顔を見ながら話ができるテレビ会議システムはテレワークの必須アイテムと言えるかもしれません。

場所に依存せず会議ができるため、交通費や移動時間の削減や意思決定までの時間短縮につながるなどのメリットもあります

一方、表情が読み取りづらいテレビ会議では相手とコミュニケーションが取りづらいことがデメリットとして挙げられます。

例えば、大人数で会議中、発言したいのに気づいてもらえなかったという経験はありませんか?

利用者の多いテレビ会議システムの1つであるMicrosoft Teamsには「手を挙げる」というボタンが用意されており、会議中に発言したくなったら、手を挙げる代わりにボタンをクリックすることで周囲に知らせることができます。

 

また、企画会議などアイディアを可視化してその場で確認したい時などに便利なのが、ホワイトボード機能です。

Microsoft Teamsや同じくテレビ会議システムとして個人利用者も多いZoomなどで利用することができ、マウスやペンタブレットで書いたイメージ、数字などをまるで実際のホワイトボードに写しているかのように参加者に見せることができます。

このように、テレビ会議ならではの機能を活用することで、スムーズな進行や出席者同士の相互理解を深めることが期待できるのではないでしょうか。

 

効率的なコミュニケーションを実現する「ビジネスチャットツール」

 メールに代わるコミュニケーションツールとして普及したLINEやFacebook Messengerなどのチャットツール。LINEに至っては、2020年7月時点でユーザ数が8,400万人を突破するほど身近なものとなりました。

気軽に、素早くメッセージのやり取りができ、過去の会話を遡るのも簡単です。また、同時に複数人とコミュニケーションをとれるのも魅力です。

そのようなメリットを活かし、業務用に特化した「ビジネスチャットツール」を利用する企業が増えています。

文字のやり取りはどうしても無機質で冷たい印象を与えてしまいがちですが、世界シェア1位のSlackでは、チャットに対して豊富な絵文字で反応することができ、オリジナルの作成も可能です。

 

その他、前出のMicrosoft TeamsやChatworkなど多くのビジネスチャットツールでも絵文字やGIFアニメーション(動く画像)などが使用でき、個人向けチャット同様に言葉以外による感情表現が可能です。

上司部下のやり取りにおいては、そういった機能を上司が積極的に活用することで部下が使用するハードルを下げることで、リモート環境においても心的距離をぐっと縮めることができるかもしれません!

かゆい所に手が届く!テレワークのデメリットを「メリット」に

 

 このように、近年テレビ会議システムやビジネスチャットツールは目覚ましい進化を続けており、オンラインならでは悩みを解決してくれる機能が充実してきています。

また、これらのツールには、コミュニケーションを支援するという側面だけでなく、時間の都合さえ合えばどこからでも参加できるため、移動時間や移動コストが削減でき、効率的な意思決定が可能です。

この機会にニーズにあわせて利用してみてはいかがでしょうか。

そして、今回ご紹介したようなコミュニケーション支援ツールにご興味のある方に、今だけのお得な情報をお届けいたします!

この度、私たち株式会社LASSICから、テレワークのお悩みを解決する支援ツール「KnockMe!(ノックミー)」という新サービスがスタートしました。
現在、プレリリース版を無料で配布(2020年10月まで)していますので、テレワークツールの導入をお考えの方は、お試しとしてKnockMe!(ノックミー)を無料で利用してみてはいかがでしょうか。

コミュニケーション支援だけでなく、勤怠管理やタスク管理など、管理職の方や労務、人事の方の業務効率化にもお役立ていただける機能を実装予定ですので、今お持ちのお悩みをお気軽にご相談ください!

次回は、セキュリティ対策を支援するサービスをご紹介します。こちらもぜひ、あわせてご覧ください。




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