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リモートコミュニケーションで上司と部下が陥りやすい落とし穴

離れた場所にいる相手とコミュニケーションを図る難しさ

 緊急事態宣言解除から2か月、政府はテレワーク率70%を目指すよう経済界に要請することを発表しました。

本件からも分かるように、政府がテレワークを推進させようとする動きは今後さらに加速していくことが予想されます。テレワーク・リモートワークが常識となる時代はもうすぐそこまで迫っているのかもしれません。

しかしその一方で、宣言解除とともに再びオフィス出社率は上昇しており、日本の企業文化がテレワークに適応するために解決しなければならない課題が浮き彫りになっています。

また、これは組織論だけに限ったことではありません。
すでにテレワーク・リモートワーク経験がある方で、リモート環境でのコミュニケーションに難しさを感じたという方はいませんか?

チャットだと無機質で素っ気ない印象になってしまう
テレビ会議では相手の表情がうまく読み取れない
気軽に声をかけづらい

従業員同士のコミュニケーション不足は、業務の連携ミス、仕事へのモチベーションや帰属意識の低下などを招きかねません。では、このような事態を防ぐために私たちはどのようなことを意識すればいいのでしょうか。

もしかすると、その行動で信頼関係に「ひび」が入っているかも?

 テレワーク・リモートワークでは相手の状況を把握する難易度が高まります。

ある専門商社で実際に起きた事例です。

テレワーク・リモートワークになったことにより「見ていないところで部下がサボるかもしれない」と疑ってしまい、上司は頻繁にメンバーの在席チェックを行い、事細かに報連相するよう指示しました。いわゆるマイクロマネジメントですね。

その結果、部下たちは自分が信用されていないと感じ、上司に対しても信頼できなくなってしまったそうです。上司にとってはマネジメントの一環として行ったことでしたが、その結果これまで築いてきた信頼関係にひびが入ってしまいました。

ボタンの掛け違いで上司と部下の溝が深まる

 1日のやり取りは仕事に関する無機質な報連相のみ。部下にとっても上司の様子が分かりづらいため気軽に声をかけづらく、コミュニケーションが億劫に感じてきてしまう。これでは、上司と部下の溝は深まるばかりです。

Yシャツなどのボタン留めのシャツを着る際、ボタンを留め進めていたら最後の1つになって帳尻が合わなくなり、そこで初めて最初のボタンから掛け違えていたことに気づいたという経験はありませんか?最後に気づいても時すでに遅し、最初から留め直しになってしまいますよね。

テレワーク・リモートワークでの従業員同士のコミュニケーションも、初めは些細なことと感じてあまり気に留めていなかったのが、いつの間にか取り返しのつかない状態になってしまう場合があります。

そうならないために、今改めて注目したいコミュニケーション方法「雑相(ざっそう)」をあなたはご存知ですか?

テレワーク・リモートワークを円滑にする「雑相(ざっそう)」とは

 

 「雑相(ざっそう)」とは、本社オフィスが無い完全リモートワークというユニークな業態のシステム開発会社ソニックガーデン(※)の倉貫義人社長が提唱している言葉で、雑談と相談(あるいは雑な相談)を意味する造語です。

社会人になってまず「報連相(報告・連絡・相談)」がビジネスの基本と教わった方も多いのではないでしょうか。

一方で、報連相はあくまで業務の一環という感覚が強く、どうしても形式的なやり取りになりがちなため、上司と部下の心的距離が縮まっているようには感じられません。

オフィスワークの頃は、始業前や終業後、誰かが外出から帰社したタイミングなど自然と雑談が生まれる瞬間がありました。

部下:「お疲れさまです!」
上司:「お疲れさま!今日はこのあと英会話教室だっけ?」
部下:「そうなんです!外国のお客さまともっと英語で深い話ができるようになりたくて。」
上司:「感心だね。海外プロジェクトの成功、期待しているよ!」

このような何気ない会話の中からも、部下が仕事に高いモチベーションで臨んでいること、上司が部下に期待していることが伝わってきます。

実はこの「雑談」が、人間関係を構築する大事な役割を果たしてくれていたのかもしれません。雑談によって相手の新たな一面を知ることができたり、共通点が発覚するなど、心的距離を縮めるのに一役買ってくれていたのではないでしょうか。

今後、テレワーク・リモートワークがニューノーマルとなっていく時代においては「報連相」というビジネスコミュニケーションだけでなく、「雑談」のようなカジュアルなやり取りを大切にする「雑相」というコミュニケーション方法が重要になってくるのは間違いありません。

 

※株式会社ソニックガーデン:
2011年からテレワーク・リモートワークを開始し、2016年にはオフィスへの出社を撤廃し、全社員でテレワーク・リモートワークを実践。以降、国内におけるテレワーク・リモートワークを牽引している。

これからのマネジメントに求められるもの

 かつて、日本が高度経済成長期を迎えられたのは、トップダウン型の組織体制により、意思決定のスピードが速く、経営者の意思をストレートに感じることで現場社員は一丸となってそれぞれに与えられた役割を全うしていたからです。

しかし、時代は移り変わり、少子高齢化社会を迎えた今、働き手は不足し、今後ますます深刻化する見込みです。そのような状況下で経済成長し続けるためには、指示待ち人員を減らし、一人ひとりが自律性をもって働くことが求められるのではないでしょうか。

雑相をツールによって実現する

 来たるポストコロナ時代は、リモート環境の部下に対して性悪説に基づいたがちがちのマイクロマネジメントに頼るのではなく、性善説で部下を信用して仕事を任せ、どうすれば部下の自律性を伸ばせるかに労力を費やすことが必要になるかもしれません。

「雑相が重要とは言っても、どうすればいいかなかなか難しい」とお考えの方は、支援ツールを導入してみるのも有効です。テレワーク・リモートワーク向けのコミュニケーションツールやサービスを活用し、活発な「雑相」が行われる組織を実現してみませんか?

この度、私たち株式会社LASSICは、テレワークのお悩みを解決する支援ツール「KnockMe!(ノックミー)」という新サービスの提供を開始しました。

従業員同士のコミュニケーション不足を解消するため、気軽に声掛けができる機能や、社内SNS(雑談)機能などをご用意しています。

現在、プレリリース版を無料で配布(2020年10月まで)していますので、リモートコミュニケーションにお悩みの方は、この機会にKnockMe!(ノックミー)を無料で利用してみてはいかがでしょうか。




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